Bedrijfsvoering

Vanaf het boekjaar 2023 geeft het college een verklaring over de rechtmatigheid af. In die verklaring geeft het college aan of de gemeente Borger-Odoorn in overeenstemming met wet- en regelgeving heeft gehandeld. Om deze verklaring af te kunnen geven moet worden getoetst aan de verantwoordingscriteria. In totaal zijn dat negen criteria, zes daarvan zien toe op getrouwheid en worden door de accountant gecontroleerd. De andere drie criteria zijn onderdeel van de rechtmatigheidsverantwoording. Dit betreffen het begrotingscriterium, het voorwaardencriterium en het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium.

Toetsing op deze criteria houdt respectievelijk in dat:

• wordt vastgesteld of binnen de vastgestelde begroting wordt gehandeld;
• gelden worden besteed of ontvangen op basis van geldende wet- en regelgeving;
• voldoende maatregelen zijn getroffen om misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen.

Verantwoordingsgrens

In de raadsvergadering van 23 december 2021 zijn de kaders voor de rechtmatigheidsverantwoording vastgesteld. De verantwoordingsgrens is vastgesteld op 3% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves. Daarnaast is een rapporteringsgrens vastgesteld van € 100.000. Dat houdt in dat de raad geïnformeerd wordt over fouten en onduidelijkheden die boven deze grens liggen.

*) De grondslag is op basis van de jaarrekening 2023.      

Voorwaardencriterium

Met betrekking tot het voorwaardencriterium zijn twee posten als onrechtmatig gekwalificeerd. Dit betreft:

Om dergelijke fouten in de toekomst te voorkomen zijn inmiddels maatregelen getroffen.  Zo is met betrekking tot de automatiseringsdiensten een vooraankondiging gepubliceerd zodat, bij het uitblijven van reacties, deze onrechtmatigheid voor de komende 2 jaren is opgeheven. Deze periode gaat in medio 2024. In het andere geval zal een Europese aanbestedingsprocedure moeten worden opgestart.

Bij de woondiensten is er op basis van een te lage inschatting van de kosten vooraf een onrechtmatigheid ontstaan. Om dit voor de toekomst op te heffen is de opdracht gewijzigd van een inkoop dienst naar inhuur van personeel via de op basis van een Europese aanbesteding ingehuurde personeelsdienst.

Begrotingscriterium

De kadernota rechtmatigheid 2023 en de interpretatie daarvan door de commissie BBV, is strenger dan voorgaande jaren. Ook overschrijdingen die wel passen binnen het door de raad vastgestelde beleid, maar die formeel niet zijn vastgelegd in een begrotingswijziging worden als onrechtmatig aangemerkt. De weging is strenger, ondanks dat de wetgever meermaals heeft aangegeven met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording geen inhoudelijke wijziging te beogen. In de afgelopen periode is het vraagstuk hoe diep en nauwkeurig onderschrijdingen en overschrijdingen moeten worden geanalyseerd om mogelijke onrechtmatigheden te ontdekken besproken. Vastgesteld is dat er sprake is van een ingroeiperiode.

Uit het onderzoek naar de rechtmatigheid blijkt dat er formeel niet altijd binnen de vastgestelde begroting is gehandeld. Met betrekking tot het begrotingscriterium is voor
€ 8.993.005 aan onrechtmatigheden vastgesteld. Dit bedrag bestaat voor een groot deel uit ongeautoriseerde mutaties van reserves. Een voorbeeld is de werkwijze ten aanzien van de post ‘nog uit te voeren werken’. De begroting is op dit onderdeel aangepast mede om een goede verschillenanalyse te kunnen maken tussen begroting en werkelijkheid. De verschillen die ontstaan, zijn niet formeel vastgelegd in een begrotingswijziging. Ondanks het volgen van een bestendige gedragslijn is hier toch sprake van een begrotingsonrechtmatigheid. Andere posten betreffen de optelsom van alle overschrijdingen op de lasten per thema en investeringskredieten. Voor de overschrijdingen bestaan acceptabele verklaringen voor een bedrag van € 6,3 miljoen. Deze verklaringen betreffen bijvoorbeeld open einde regelingen of overschrijdingen waar direct aan gerelateerde baten zijn te koppelen. Verder wordt het restant overschrijdingen ad € 2,7 miljoen verklaard in de toelichting op de baten en lasten en zijn ze conform bestaand beleid.

Daarnaast is met betrekking tot het begrotingscriterium één post als onduidelijk gekwalificeerd, welke groter is dan de verantwoordings- of rapporteringsgrens. Dit betreft:

-op basis van besluitvorming uit 2021 wordt in 2023 een bedrag uit extra opbrengsten leges gereserveerd voor nog te maken kosten in 2024 € 127.500

In 2024 is een nieuwe Nota Reserves en Voorzieningen opgesteld en aangenomen op basis waarvan de onrechtmatigheid van de mutatie in de reserves wordt opgeheven.

Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium

Met betrekking tot het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium zijn er geen fouten of onduidelijkheden geconstateerd.